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自建邮箱还是委外云服务?这笔账该怎么算?

2019-10-09 18:19:09来源:励志吧0次阅读

这是个软件定义存储的年代,这是个服务定义IT的年代,更是个IT基础设施服务外包成趋势的年代!云端服务业随着移动办公的效率化,越来越被重视与重新审视,服务的强化尤为重要了,难道自建邮箱就无法享有服务了吗?我们来算算这笔账。

通常我们只看到了财务上的区别,一个是CapEx,一个是OpEx,实际上这两种业务模式区别非常大,那我们就先从财务分析开始,乃至安全性、合规性以及自主可控等方面来解读一二:

财务账:

论定自建邮箱是一种CapEx,即,企业资本支出,战略性投资+滚动性投资,想必这一论调毋庸置疑,作为企业日常所需的基础设施之一, 维系着企业内部、内部与外部的正常业务交流与沟通的主要工具之一,已成为企业必不可少的基础建设、扩大再生产等方面的需要,在多个会计年度分期摊销的资本性支出。而将邮件服务委外成云端服务的,已然是一种OpEx,即,企业的管理性支出,即运行成本,维护费用+营销成本+人工成本(+折旧),在运营成本中,折旧虽然属于现付成本,但由于折旧主要取决于历史投资的摊销,在当期运营中难以控制,因此有些运营成本的考核中,并不考虑折旧部分。

就成本的合理性来说,显而易见的是自建企业邮箱仅仅需要一次性的成本投入即可实现,虽然投入成本可能高于委外云服务(视企业规模而定),但势必物有所值,只需每年投入固定的维护成本即可;相较之下,委外云服务的投入成本虽然初期成本较低,但随着企业的发展,扩容的成本增加将是难以掌控的,当然,我们不排除随着云计算的发展,云端平台的成本势必成下降趋势,但随之而来的必然是需要足够的内部带宽等一系列硬件设施的相应扩充,才可实现满足,那将又是一笔客观的成本投入,循环往复。

若是满足企业初级的安全需求,维护的便利性、使用的效率性、以及成本的合理性来看,自建企业邮箱的可实现度并亚于委外云服务。可以配备专业的邮件系统管理员,人员不用太多,一至两名即可,对邮件系统熟悉掌握的即可,除了可以及时处理退信攻击、病毒邮件入侵等威胁问题之外,还可成为管理员的管理顾问,协助管理员处理邮件服务器不能解决的相关疑难杂症,基本需求已经实现。

安全账:

若企业对基础设施服务的安全性能有更进一步的严格要求,如诸多金融行业、或上市公司需要实现系统的管理自主可控、存储空间的可延展性、乃至实现数据保存的合规性等需求,那在自建邮箱服务上,除了专业人员的配置,能同时拥有一家专业的安全服务厂商就更是如虎添翼,邮件数据流的保存除了是放在自家可控制的范围之内,更需要做到数据的分级存储、数据流的生命周期管理等,以面对在法律诉讼的电子举证等不可排除的非必要时间提供所必须的数据,这是委外的云端服务商所无法提供的服务。

时效账:

而在内部安全管理上,对数据的防泄密措施其实已经无法抛诸云端了,因为云安全的问题一直未有定论,而内部的权限管理,如何做到个人层级、群组层级、功能层级、系统层级的分权管理与制约,是需要内部定义并控管的,云端服务的用户诸多,如何将这些策略一一细项落实,暂时未见到行之有效的方案。

好了,讨论完以上几点,那么问题来了:你要的是成本的Costdown?还是价值的Fullup?

纵观一般企业在IT通信设备总投资,包括了固定网络通信支出、运行管理及技术支持支出、外包技术支持服务、系统维保服务、其他运维支出、设备维护更新的支出等,这些投资中,很多企业通常只拿着设备支出与委外云服务费用做比较,却忽略了很多隐性成本,以及不同级别的服务带来的不同体验,比如用户体验,企业用户希望有更弹性、更方便的协作通信平台,而邮件系统则是其中重要的一环,每个人用户都希望任何时间、任何地点、任何方式、任何平台都能便捷的收发邮件,但企业投资搭建这样完整的平台,资金投入大,且对产品和技术不熟悉就势必事倍功半,随着BYOD和移动互联的发展,基于智能终端和公共网络的通信应用,对企业又是一个巨大挑战。

再者,就是稳定性,不论企业规模大小,都希望能够拥有一个稳定的系统环境,无论邮件系统还是其他应用系统,但自己投资建设一个稳定系统环境通常都会带来巨额的开销,不是大多数企业能够承受的,且光有设备还不够,还需要有一个熟练且完整的技术维护团队,通常企业期望的是IT超人,一个能熟练维护若干系统的人,实际上不太现实,最终的结果就是牺牲功能和性能,使用最简单的设备,也从一个侧面看出,追求稳定性的同时,更需要一个稳健、可靠的服务商团队。

最后不得不提的是人员风险,运维成本一般都按照设备比例计算,除非特大型企业,不论是企业自行招募技术工程师维护还是委外服务进行系统维护,成本都是失衡的,且一旦发生人员的变动,接手的工程师对现有系统的熟悉程度和时间就成为最大的风险,而其中有时还需要考虑一个业务开通周期,或者说是设备采购流程,从调研、立项、审批、招投标、签约、上线、调试,这个漫长的流程也是需要考虑的因素之一,或许云服务的体验更为直观,究竟孰优孰劣?各家企业可按自身企业文化与特点,酌情选择优化,就看企业的天平是如何测量了。

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